Eines von vier ausgewählten Beispielen
Anfragen und Angebote
Anfragen prüfen, Angebote vorbereiten
Beschriebener Ablauf
Eine Anfrage und freigegebene Unterlagen bilden den Ausgangspunkt für einen prüfbaren Angebotsentwurf.
Ein möglicher Ablauf mit Ihren freigegebenen Unterlagen.
Ablauf ansehen ↓
Aufgabe und möglicher Nutzen
Aufgabe
Eine Anfrage mit freigegebenen Unterlagen abgleichen und relevante Anforderungen sichtbar machen.
Möglicher Nutzen
Ein Entwurf mit Quellen kann die Prüfung vereinheitlichen und wiederholte Dokumentensuche verringern.
Ablauf im Beispiel
Vom Eingang zur Entscheidung
- 01
Anfrage
Eine neue Anfrage und Ihre freigegebenen Unterlagen bilden die Eingabe.
- 02
Quellen prüfen
Relevante Anforderungen werden mit den passenden Fundstellen abgeglichen.
- 03
Entwurf vorbereiten
Ein möglicher Angebotsentwurf zeigt Anforderungen und Quellen.
- 04
Menschliche Entscheidung
Eine verantwortliche Person prüft, korrigiert und entscheidet über die Verwendung. Es wird nichts automatisch versendet.
Ergebnis und Verantwortung
Beschriebener Ablauf
Der beschriebene Ablauf bereitet einen Angebotsentwurf vor, der relevante Anforderungen und zugehörige Fundstellen zusammenführt.
Ein Entwurf mit sichtbaren Quellen
Illustrativer Entwurf, für dieses Beispiel erstellt. Kein aufgezeichneter Modelllauf.
Anfrage und Leistungskatalog sind vollständig fiktiv. Der Katalog gehört zu einem erfundenen Schulungsanbieter und beschreibt kein reales Angebot. Seine Auszüge gelten nur innerhalb dieses Beispiels als freigegeben.
Anfrage und Quellen ansehen
Fiktive Anfrage A-01
Betreff: Online-Workshop zur Dokumentenablage
Guten Tag, wir möchten für acht Personen einen Online-Workshop zur gemeinsamen Dokumentenablage anfragen. Wir wünschen uns 90 Minuten und eine einseitige Checkliste der besprochenen Ablageregeln. Wäre der 12. November möglich? Können Sie außerdem telefonische Unterstützung am Wochenende anbieten, und welchen Preis hätte der Workshop?
Freigegebene Auszüge im Beispiel
Fiktiver interner Leistungskatalog, Fassung F1.
K-01: Format und Umfang, Abschnitt 1
Ein Online-Workshop zur gemeinsamen Dokumentenablage dauert 90 Minuten und ist für bis zu zehn Personen vorgesehen.
K-02: Begleitende Unterlage, Abschnitt 2
Zum Workshop gehört eine einseitige Checkliste der besprochenen Ablageregeln.
K-03: Grenzen und Freigabe, Abschnitt 3
Telefonische Unterstützung am Wochenende wird nicht angeboten. Termin und Preis werden nach Klärung des Umfangs von einer verantwortlichen Person freigegeben. Dieses Katalogblatt enthält keine Preise und keine Angaben zur Terminverfügbarkeit.
Entwurf zur Prüfung
E-01 Für Ihr Team mit acht Personen kommt der beschriebene Online-Workshop zur gemeinsamen Dokumentenablage infrage. Er dauert 90 Minuten und ist für bis zu zehn Personen vorgesehen. [A-01; K-01]
E-02 Zum beschriebenen Workshop gehört eine einseitige Checkliste der besprochenen Ablageregeln. [A-01; K-02]
E-03 Nicht abgedeckt: Telefonische Unterstützung am Wochenende wird im Katalog nicht angeboten. Ob ein Angebot ohne diese Leistung für Sie infrage kommt, bleibt offen. [A-01; K-03]
E-04 Noch zu klären: Der 12. November ist Ihr Wunschtermin, aber nicht bestätigt. Ein Preis ist in den freigegebenen Unterlagen nicht angegeben. Termin und Preis brauchen nach der Umfangsklärung eine Freigabe. [A-01; K-03]
Menschliche Prüfung und Freigabe
Eine verantwortliche Person gleicht den Entwurf mit A-01 und K-01 bis K-03 ab, korrigiert ihn und klärt die offenen Fragen. Sie entscheidet, ob daraus ein Angebot werden darf, und gibt eine mögliche Verwendung und einen möglichen Versand ausdrücklich frei. Dieser Entwurf ist noch nicht freigegeben. Es wird nichts automatisch versendet.
Anforderungen und Entwurf abgleichen
So lässt sich der Entwurf prüfen
Online-Workshop für acht Personen, 90 Minuten
- Anforderung
- Online-Workshop für acht Personen, 90 Minuten.
- Fundstelle
- A-01; K-01, Abschnitt 1: 90 Minuten, bis zu zehn Personen.
- Entwurfsbaustein
- E-01: Das beschriebene Format kommt für die angefragte Gruppengröße infrage.
- Offene Frage
- Welche Ablageregeln sollen besprochen werden?
Eine einseitige Checkliste zum Workshop
- Anforderung
- Eine einseitige Checkliste zum Workshop.
- Fundstelle
- A-01; K-02, Abschnitt 2: Checkliste der besprochenen Ablageregeln.
- Entwurfsbaustein
- E-02: Die Checkliste gehört zum beschriebenen Workshop.
- Offene Frage
- Wer prüft die Checkliste vor ihrer Verwendung im Team?
Telefonische Unterstützung am Wochenende
- Anforderung
- Telefonische Unterstützung am Wochenende.
- Fundstelle
- A-01; K-03, Abschnitt 3: Diese Unterstützung wird nicht angeboten.
- Entwurfsbaustein
- E-03: Die Leistung ist nicht abgedeckt; eine Zustimmung zu einem Angebot ohne sie bleibt offen.
- Offene Frage
- Kommt ein Angebot ohne telefonische Wochenendhilfe infrage?
Wunschtermin 12. November und ein Preis für den Workshop
- Anforderung
- Wunschtermin 12. November und ein Preis für den Workshop.
- Fundstelle
- A-01; K-03, Abschnitt 3: keine Preise oder Terminverfügbarkeit; Freigabe nach Umfangsklärung.
- Entwurfsbaustein
- E-04: Termin und Preis sind noch zu klären und nicht zugesagt.
- Offene Frage
- Ist der Wunschtermin flexibel? Welcher Termin und Preis können nach Klärung des Umfangs freigegeben werden?
Verantwortung
- Systemunterstützung
- Das System sucht in freigegebenen Unterlagen, gleicht Anforderungen ab und bereitet einen Entwurf vor. Es unterstützt die Prüfung, trifft aber keine Entscheidung.
- Verantwortliche Person
- Sie geben die Unterlagen frei. Eine verantwortliche Person prüft und korrigiert den Entwurf und entscheidet über seine Verwendung und einen möglichen Versand.
Qualität im eigenen Ablauf prüfen
Qualität und Nutzen prüfen wir anhand repräsentativer Fälle mit Ihren freigegebenen Unterlagen: Quellenabdeckung, nötige Korrekturen, Bearbeitungszeit und Situationen, die eine menschliche Entscheidung erfordern.
Bei einer vereinbarten Umsetzung richte ich den Ablauf ein, teste ihn mit den vereinbarten Fällen und übergebe ihn dokumentiert.